Rutiner for ulike saksforhold - saksarkiv
Rutiner for saksarkiv
Med saksarkiv menes dokumenter som er ordnet etter virksomhetens emnebaserte arkivnøkkel, ARKNOK – Arkivnøkkel ved UiB. UiB tok i bruk det elektroniske saks- arkivsystemet ePhorte i 12.9.2006, ved oppstart ble kun saksarkivet ble tatt i bruk, elektronisk personalarkiv ble innført fra og med 1.1.2009. De ulike dokumentene i i ulike typer saker skjermes i følge offentlighet ved UiB, tilgjengelig på Arkiwiki
Oversikt over saksarkiv
Oppdatert 20.6.2011
Arkivperioder | Plassering |
Arkivperioden 1948-1972 | ordnet materiale |
Arkivperioden 1973-1977 | bortsettingsarkiv (uordnet materiale) |
Arkivperioden 1978-1997 | bortsettingsarkiv (uordnet materiale) |
Arkivperioden 1992-2006
|
ePhortehist
|
Arkivperioden 2006 –
|
ePhorte |
Arkivperioden 2011 –
Utvalgsmodulen (styre-, råd- og utvalgsbehandling) Gjelder fakultetene:
|
ePhorte |
Stiftelser, fond og legater
Fondssaker føres i egen base administrert av Fondsforvaltningen.
Unntak Stiftelsen Unifob, her journalføres dokumentene på lik linje med annen post. Se også rutinerfor arkiv og oversikt i Post sortering: postboks 7800
Generelle henvendelser om adresselister, kurs- og konferanser
Kurs- og konferanse invitasjoner
Forespørsler om adresselister (e-postadresser) for ansatte og studenter ved UiB
Nestenulykker og tilsagn om tilskudd ol
Nestenulykker
Tilsagn om tilskudd
Måletall til Statistisk sentralbyrå (SSB)
Undersøkelse om egenmeldt sykefravær – SSB
Undersøkelse om ledige stillinger - SSB
Høringer
Høringer samles i en sak pr høring i saks- og arkivsystemet – den individuelle høringssaken løper for hele høringssaken – slik holder vi oversikt over fagmiljøenes eventuelle tilbakemeldinger på de ulike sakene samt svarbrevet som går tilbake til departementene.
De fleste høringssakene registreres sentralt til 2120 – Universitetsdirektørens kontor, se f.eks. 2010/13850. Merknad: Noen typer høringer behandles kun på fakultetet, en samlesak pr høring. All kurant metadata registreres i sakstittelen for de ulike høringssakene, dette tilsvarer ofte hele overskriften i høringsbrevet fra departementet, da dette både sikrer og letter gjenfinnbarheten for den enkelte høringssaken i ePhorte.
Registrering av høringssaker
Universitetsmuseet i Bergen, De kulturhistoriske samlinger
Takkediplomer fra DKS
oppdatert 14.7.2011 Takkediplomer for innleverte flintøkser og lignende som finnes i museets gjenstandsoversikt og er slik ikke arkivverdige, dersom BM av administrative årsaker likevel ønsker å oppbevare disse midlertidig i ePhorte gjøres dette i en samle sak pr år hvor dokumentene registreres som Y dokument (Y – Dokumentpost i saksmappe) Dermed er dokumentene tilgjengelige for DKS men disse vil ikke avleveres sammen med resten av UiBs saksarkiv.
- Referanse 2006/3298, 2008/309, 2009/3015, 2011/7847
Universitetsmuseet i Bergen, Seksjon for ytre kulturminnevern
Sakene opprettes av saksbehandlerne hos Seksjon for ytre kulturminnevern (SFYK) ved Universitetsmuseet i Bergen (BM) og DS01 får tilsendt en kopi for registrering i ePhorte.
Dokumentene registreres på saksnr som allerede er skrevet på dokumentet og direktefordeles rett saksbehandler (SB) ved SFYK som har skrevet sine initialer på dokumentet. Dette er et unntak fra retningslinjene om at DS01 alltid registrerer jp-er ufordelt i ePhorte. Rutinen er innført ved omlegging av postmottakene i 2006 i forbindelse med oppstart av saks- og arkivsystemet ePhorte.
- arkivreferanse 2007/2545