Denne siden er under arbeid; sist oppdatert 7.3.2014
Tilsetting i faste-, midlertidige stillinger, timelønnet og vikariater
Tilsettingssaker føres i saksarkivet, med unntak for tilsettinger uten utlysning, se kapitlene Personalmapper – personalarkiv og Personalmapper i forbindelse med tilsettingssaker på denne Wikien.
De ulike dokumentene i tilsettingssakene skjermes i følge retningslinjer for offentlighet ved UiB
Sakstittel skal inneholde Tilsettingssak – Stillingsnavn stillingsprosent hvis under 100 (midlertidig, eksternt finansiert) ved Enhet, evt. Seksjon
Arkivkoder (ARKNOK):
|
212.11
Fast stilling
|
212.22
Midlertidig stilling
|
212.12
Vikariat
|
212.21
Stipendiater
|
212.41
Prosjektengasjement
|
Kontakt mellom Tilsettingsrådet og fakultetene/ avdelingene
Personalmedarbeider/saksansvarlig har ansvar for at disse jp-ene/ dokumentene er registret i ePhorte før behandlingen tar til i Tilsettingsrådet, se utfyllende retningslinjer i dette kapittelet.
- Notat hvor instituttet ber fakultetet om å lyse ut en stilling, endelig utlysingstekst må være registrert i saken.
- Offentlig søkerliste registreres snarest etter at søknadsfristen er gått ut, jf. offentleglova § 25, 2. ledd [1]
- Utvidet søkerliste
- Komiteens forslag til innstilling, dette dokumentet må være signert av komiteens medlemmer og skannet til ePhorte.
- Innstilling til Tilsettingsrådet: Likestillingskomiteen ved likestillingsrådgiver A. Skarsbø skal ha restanse på alle innstillinger til rådet med søkere av begge kjønn. Komiteen har 3 dagers behandlingsfrist og dersom restansen uteblir vil det heller ikke foreligge noe dokumentasjon på at komiteen har vurdert disse.
Tilsettingsråd for Odontologisk klinikk
Unntak: Det er opprettet et eget Tilsettingsråd som skal foreta tilsetting i stillinger som instruktørtannlege, spesialtannlege, instruktørtannlege med godkjent spesialistutdanning og avdelingstannlege ved klinikken. Rådet ble oppnevnt med virkning fra 29.5.2008, i henhold til vedtak i universitetsstyret 14.2.2008, arkivreferanse 2008/7137.
Oppdatert 6.10.2009
Sakstittel: Tilsettingssak – stilling ved klinikk
Saksansvarlig: enheten
Primærklassering: ARKNOK
|
Journalposter
|
dok.
|
u.off
|
Behandling i Tilsettingsrådet – ingen merknad
|
X
|
P: § 25, 1. ledd
|
Behandling i Tilsettingsrådet – merknad
|
N
|
P: § 25, 1. ledd
|
Innstilling til Tilsettingsrådet ved Odontologisk klinikk,
vedlegg komiteens vurdering (el. som egen jp)
|
N
|
P: § 25, 1. ledd
|
Komiteens vurdering
|
N
|
P: § 25, 1. ledd
|
Andre dokumenter som kan forekomme
|
|
vurderes
|
Teknisk/administrative stillinger – faste, midlertidige og vikarer
Dokumenter som kan inngå i tilsettingssaker
Hvis ingen blir tilsatt og saken lyses ut på nytt skal ny utlysning registreres på samme saksnummer
Oppdatert 1.5.2010
Sakstittel: Tilsettingssak – Stillingsnavn (stillingsprosent hvis under 100 %, midlertidig, eksternt finansiert) ved Enhet, Seksjon
Saksansvarlig: enheten
Primærklassering: ARKNOK
|
Journalposter
|
dok.
|
u.off
|
Anmodning om utlysing
stillingsbenevnelse
|
N
|
|
Annonse – Utlysning – søknadsfrist dato
Fakultetene bruker N-dok til instituttene
|
X/N
|
|
Søker på stilling – navn
Søknader til direktørstillinger og instituttledere skal journalføres
|
I
|
P: § 25, 1. ledd
|
Offentlig søkerliste
genereres fra Jobbnorge
|
X
|
|
Utvidet søkerliste
genereres fra Jobbnorge
|
X
|
P: § 25, 1. ledd
|
Trekker søknad på stilling
|
I
|
|
Oppnevning av komité
|
X/U
|
|
Korrespondanse med konsulentfirma når/hvis firma er brukt
|
X
|
vurderes
|
Notat fra intervju, referanser, konsulentvurderinger
Hvis dette er ønskelig
|
X
|
P: § 25, 1. ledd
|
Komiteens forslag til innstilling til innstillingsmyndighet
|
N
|
P: § 25, 1. ledd
|
Innstilling til Tilsettingsrådet
Likestillingskomiteen v/likestillingsrådgiver ANSK skal ha restanse på alle innstillinger til Tilsettingsrådet med søkere av begge kjønn. Komiteen har 3 dagers behandlingsfrist og dersom restansen uteblir vil det heller ikke foreligge noe dokumentasjon på at komiteen har vurdert disse.
(fra 1.5.2010) sender LAM innstillingen på parallell godkjenningsrunde til Tilsettingsrådet.
|
N
|
P: § 25, 1. ledd
|
Tilsettingsrådets vedtak sak nr. xx/xx – (stillingsbenevnelse) ved – navn på enhet
|
N
|
P: § 25, 1. ledd
|
Signert protokoll om vedtak i Tilsettingsrådet
når denne finnes (ansettelse av direktører etc.)
|
X
|
P: § 25, 1. ledd
|
Tilbud om tilsetting som stillingsbenevnelse
vedlegg arbeidsavtale fra enheten vedkommende skal jobbe
Fakulteter sender ut arbeidsavtalen etter at svarskjema med aksept av stilling er mottatt og legger denne journalposten i Personalmappen
|
U
|
P: § 25, 1. ledd
|
Avslag på tilbud om stilling
|
I
|
|
Annen gangs utlysning
Hvis ingen blir tilsatt og saken lyses ut på nytt skal ny utlysning registreres på samme saksnummer
|
|
|
Andre dokumenter som kan forekomme
|
|
vurderes
|
Vitenskaplige tilsatte
Dokumenter som kan inngå i tilsettingssaker
Hvis ingen blir tilsatt og saken lyses ut på nytt skal ny utlysning registreres på samme saksnummer
Oppdatert 1.5.2010
Sakstittel: Tilsettingssak – Stillingsnavn (stillingsprosent hvis under 100 %, midlertidig, eksternt finansiert) ved Enhet, Seksjon
Saksansvarlig: enheten
Primærklassering: ARKNOK
|
Journalposter
|
dok.
|
u.off
|
Ber om utlysing
med forslag til utlysningstekst og stillingsomtale
|
N
|
|
Fakultetsstyresak XXX til møte dato
Saken legges frem for tilsettingsorganet (fakultetsstyre/tilsettingsrådAnnonse – Utlysning – søknadsfrist dato
|
X
|
|
Tilsettingsrådets vedtak – utlysing
Tilsettingsrådets godkjenning/merknader skannes inn samlet
|
X
|
|
Orienterer om utlysing
Fakultetet effektuerer utlysingen iht. tilsettingsorganets vedtak og gjeldende rutine, og orienterer institutt/enhet om søknadsfrist og hvor stillingen er lyst ut
vedlagt endelig utlysingstekst og godkjent stillingsomtaleOffentlig søkerliste
|
X
|
|
Søker på stilling – navn
Søknader til instituttlederstillinger skal journalføresUtvidet søkerliste
|
I
|
|
Offentlig søkerliste
genereres fra jobbnorge
|
X
|
|
Utvidet søkerliste
genereres fra jobbnorge
|
X
|
P: § 25, 1. ledd
|
Søkernes post/e-postadresser
Institutt/enhet setter opp liste over søkernes post /e-postadresser (trengs ved MN-fak.)Oppnevning av komité
|
X
|
|
Trekker sin søknad tilbake
Søkerne kan trekke sine søknader på et hvilket som helst stadium i tilsettingsprosessen. Egen jp for hver. Skannes/importeres etter hvert som de kommer
|
I
|
|
'Forslag til sakkyndig komité
Forslag til komité fra institutt/enhet til fakultetet.
Instituttene ved MN-fak. Har fått delegert utlysing og komitéoppnevning for stipendiatstillinger og for eksterntfinansierte rekrutteringsstillinger (stipendiat/postdoktor/ forskningsassistent)Korrespondanse med konsulentfirma når/hvis firma er brukt
|
X
|
P: § 25, 1. ledd
|
Tilsettingsrådets vedtak – oppnevning av komité
Tilsettingsrådets godkjenning/merknader skannes inn samlet
|
X
|
|
Oppnevningsbrev
Fakultet (ev. institutt/enhet) skriver brev til komiteens medlemmer og orienterer søkerne om dens sammensetning
|
U
|
|
Sakkyndigkomiteens vurdering
Institutt/enhet (ev. fakultetet) mottar sakkyndig vurdering
|
I
|
P: § 25, 1. ledd
|
Sender komiteens vurdering til søkerne
Institutt/enhet sender sakkyndig vurdering konfidensielt til søkerne for ev. merknader med 14 dagers merknadsfrist
|
U
|
P: § 5, 1. ledd
|
Merknader til komiteens vurdering
Evt. merknader til komiteens vurdering fra søkerSignert protokoll om vedtak i Tilsettingsrådet
|
I
|
P: § 5, 1. ledd
|
Sender søkers merknader til komiteen
Evt. merknader sendes komiteen for tilsvar Hvis det brukes e-post skal denne importeresilbud om tilsetting som stillingsbenevnelse
|
U
|
P: § 5, 1. ledd
|
Komiteens tilsvar
Eventuelt tilsvar kommer fra komiteen
|
I
|
P: § 5, 1. ledd
|
Sender komiteens tilsvar til søker
|
U
|
P: § 5, 1. ledd
|
Intervjunotat
Notat fra intervju, referanser, konsulentvurderinger hvis dette er ønskeligSender komiteens tilsvar til søker
|
X
|
P: § 25, 1. ledd
|
Instituttleders innstilling evt. vedlagt:
a) uttalelse fra intern instituttkomitè
b) karaktervurdering iht. UiBs formelle opptakskrav til PhD
Innstilling fra innstillingsmyndighet til tilsettingsmyndighet.
Likestillingskomiteen v/likestillingsrådgiver ANSK settes som mottaker/restanse for innstillingen
|
N
|
P: § 25, 1. ledd
|
Fakultetsstyresak XXX til møte dato
Saksforelegg til fakultetsstyre/ Tilsettingsmyndighet
|
X
|
P: § 25, 1. ledd
|
Tilsettingsrådets vedtak – tilsetting
Tilsettingsrådets godkjenning/ev. merknader
Skannes inn samletFakultetsstyresak XXX til møte dato
|
X
|
P: § 25, 1. ledd
|
Tilsettingsbrev/tilbudsbrev
tilbud med svarfrist
|
U
|
P: § 25, 1. ledd
|
Søker takker nei
svarskjema i undertegnet stand
|
I
|
|
Andre dokumenter som kan forekomme
|
|
vurderes
|
Spesielt for tilsettingssaker ved fakultetene; Det Det medisinsk-odontologiske fakultet, det Det juridiske fakultet, Det psykologiske fakultet